In deze nieuwsbrief: waarom je wel/niet zou moeten investeren in een AI productiviteitstool en hoe je e-mailfaillissement verklaart.

De (on)zin van AI productiviteitstools

Het is geen geheim dat ik dingen met productiviteit doe (goh) en daarom krijg ik aan de lopende band advertenties voor AI productiviteitsapps en -tools.

Natuurlijk heb ik daar een mening over en toen ik de vraag kreeg hoe ik hierover denk van lezeres Anne, besloot ik jullie meteen mee te nemen in mijn analyse! Ik deel 'm op in stappen. Komtie.

Een AI-wat-voor-tool?

Er zijn steeds meer productiviteitstools die gebruikmaken van AI (zoals Motion, Akiflow en Reclaim), wat wil zeggen dat de technologie van artificial intelligence wordt gebruikt om je te helpen jouw werkdag in te richten. Denk aan functies als het managen van je projecten en taken, je agenda wordt automatisch ingevuld en het plannen van vergaderingen.

Kort gezegd weet zo'n tool dus wat je te doen hebt, wanneer dat uiterlijk af moet zijn en hoe je agenda eruit ziet en gaat op basis daarvan de boel zo optimaal mogelijk voor je organiseren.

Garbage in, garbage out

Kom ik meteen bij m'n eerste punt. Zo'n tool kan heel veel voor je doen, maar jij moet wel erin stoppen wat dat ding moet weten om de goeie output te leveren.

Dat betekent dat je alles erin moet zetten - en er dus ook oké mee moet zijn dat die tool daar toegang toe heeft - en het altijd up-to-date houdt.

Stel dat je een taak erin hebt gezet, maar vergeten bent de deadline eraan te hangen, dan wordt het dus ook niet meegenomen in je planning.

Sowieso iets wat in het algemeen geldt: of je nu een takenmanager, AI-tool of papieren lijst gebruikt, het werkt alleen als:

1. Het de enige plek is waar je taken staan
2. Je het altijd goed bijhoudt

Doe je dit niet, dan verlies je het vertrouwen en neemt het je onrust niet weg: en dat is nou juist het doel.

Die tool weet niet hoe je je voelt

Slecht geslapen? Lunchdip? Net uit een ellendelange vergadering met praatgrage Gerda?

Dat weet die tool niet natuurlijk.

AI kan niet inschatten wat voor type taak je in staat bent te doen op een bepaald moment.

Niemand weet - zelfs AI niet - wat ik precies wanneer het beste kan doen.

Ik heb m'n focusformule in m'n achterzak en toch weet ik nu nog niet of ik morgenmiddag om 16 uur in staat ben om die ene pittige klus op te pakken. Daar heb ik mijn systeem op ingericht zodat ik de juiste keuze op dat moment kan maken, maar met AI zou die keuze vóór mij gemaakt worden.

...en als ik niet mee ga in die keuze, loopt de hele planning in de soep. Dus als gebruiker van zo'n tool moet je wel dóórzetten (en ik heb daar helemaal NIKS mee). Ik noem het 'white knuckle your way through it'.

No-Meeting day

Het is heel makkelijk om terugkerende gewoontes in te stellen met de tool. Op die manier kun je een dagelijks focusmoment laten inplannen, maar denk ook aan het clusteren van afspraken binnen een bepaald dagdeel.

Je kunt bijvoorbeeld een No-Meeting day instellen, zodat je de hele dag de (mentale) ruimte hebt om aan een project te werken. Die functie werkt vooral goed voor teams die allemaal dezelfde tool gebruiken (wat meteen weer een beperking is). Overigens doet Rise hetzelfde en is gratis tot 5 personen.

Je moet het nog steeds zelf doen (bummer)

Tijdens m'n laatste verhuizing kwam ik een map tegen met studiemateriaal over neuropsychologie en werd ik weer even herinnerd aan één van mijn valkuilen: overorganiseren.

Goed te weten dat ik m'n studie psychologie top vond, maar neuropsychologie? Mèh.

In die map was alles prachtig geordend met lijstjes, tabbladen, indexvlaggetjes en markeringen, maar ik weet nog heel goed hoe ik mezelf door dat vak heen moest sléuren. Dus in plaats van studeren ging ik het leuke deel (nog) meer doen: organiseren.

Je kunt alles perfect in een tool zetten, maar ik doe even mijn eigen variant op deze geniale quote: Ik heb nog nooit een zak geld een goal zien maken van (natuurlijk) Johan Cruijff:

Een klant met overorganiseerneigingen (mooi woord wel) adviseer ik eerder een minimalistische takenmanager dan eentje met de wereld aan mogelijkheden.

Dus als je jezelf hierin herkent: stop the organizing, start the doing.

...en bedenk je dat een investering in een AI-tool niet betekent dat jouw to do's op magische wijze verdwijnen.

Eindconclusie

Een AI productiviteitstool kan jouw werk beter voor je organiseren, maar bedenk je eerst dat:

• Het pas goed werkt als je ál je taken, projecten en afspraken erin stopt + alles up-to-date houdt
• Die tool niet weet hoe je je voelt, maar alsnog voor jou gaat bepalen wat je wanneer moet doen
• Je nog steeds zelf je to do's moet afvinken

...en realiseer je altijd dat de million dollar question niet is Wat doet deze tool en hoe kan ik die functies gebruiken? maar: Wat wil ik veranderen en gaat deze tool mij daarbij helpen? Of zoals Oliver Burkeman het verwoordt:

Voor bij het koffiezetapparaat:

• Teveel mails en het overzicht kwijt? Een oplossing: declare e-mail bankruptcy. Maak je inbox leeg en zet in je e-mailhandtekening deze zin: Sorry als ik niet heb gereageerd op je laatste mail. Om productiever te worden, heb ik onlangs mijn e-mailfaillissement uitgesproken.
• Uit onderzoek onder 1.432 scholieren kwam naar voren dat ruim 40 procent minder wil internetten, maar dat lukt niet. Ze gaan (heel) vaak langer door dan ze zich hadden voorgenomen. De grootste groep gaat online voor afleiding én om de vervelende kanten van hun dagelijkse leven te vergeten.
• Ik leerde het woord yak shaving: kleine, ongerelateerde dingen die je (voor je gevoel) eerst moet doen voordat je kunt beginnen met wat je wilde doen. Ik hoor veel voorbeelden in de categorie eerst-moet-de-keuken-opgeruimd-zijn-voordat-ik-gefocust-kan-werken :)

Een paar van mijn favoriete tools voor dagelijkse tijdbesparing:

• Ik gebruik Todoist als takenmanager, omdat het me helpt snel te kiezen wat ik op een bepaald moment het beste kan doen (aff.).
• Met de app 1 Second Everyday (1SE) neem ik iedere dag één seconde video op en heb ik aan het eind van het jaar een heel fijn jaaroverzicht.
• Ik gebruik Braintoss op mijn smartwatch om dingen die me te binnen schieten direct uit m'n hoofd te halen.
• Markeringen in e-books lees ik eigenlijk nooit terug, maar zijn wel waardevol. Readwise stuurt me iedere week een selectie van die markeringen, zodat ik het gemakkelijk kan verwerken.

Dat was 'm weer!

• Denk je dat iemand anders deze nieuwsbrief ook wel kan gebruiken? Stuur 'm door!
• Is deze nieuwsbrief naar jou doorgestuurd? Via deze link kun je jezelf aanmelden en hier lees je eerdere edities terug.
• Heb je een vraag of wil je reageren? Vul het contactformulier in!

Renske

​​​

Hulp nodig bij iets dat je productiviteit belemmert en dat je snel en slim wil oplossen? Ga voor de Focus Fix!