In deze nieuwsbrief: je mails slim verwerken, het Cobra Effect én een exclusieve kortingscode

E-mails verwerken alsof je de was doet

Ik luisterde een interessante podcast met Laura Mae Martin die net als ik vindt dat lekker op de bank hangen met een serie ook heel productief kan zijn.

In de podcast maakt ze een vergelijking tussen de was doen en mails verwerken:

Stel je voor dat je zo de was zou doen

• Je haalt een groen shirt uit de droger, vouwt 'm op en loopt naar boven om het in je kast te leggen.
• Je loopt weer terug en haalt een broek eruit, maar die blijkt nog een beetje nat te zijn. Dus gooi je 'm er maar weer in.
• Je vindt weer een shirt. Vouwt 'm net als de vorige op en loopt naar boven om het bovenop het groene shirt te leggen.
• Dan graai je in de trommel en vindt één sok. De andere is onvindbaar, dus je legt de sok maar even op de droger. Komt later wel.
• De hele dag door kijk je zo'n 20-30 keer of je iets vindt dat je kunt opvouwen en opruimen, maar vaak bekijk en beoordeel je het alleen even en stopt het weer terug. Of je weet niet wat je er mee moet en legt het bij de sok op de droger.
• Aan het einde van de avond besluit je dat je de machine de volgende dag maar gewoon samen met de nieuwe vuile was nog een keer aanzet👍

Klinkt heel raar dit, maar ik zie dit heel vaak gebeuren als ik meekijk bij hoe mensen hun mails verwerken. Soms iets afwerken, maar veel vaker het bekijken, weer op ongelezen zetten of nog erger: een vlaggetje geven.

Een beter plan

• Kies hoe vaak je per dag je mails gaat verwerken (bijvoorbeeld 3x) en open dus heel bewust 3x per dag je mailprogramma
• Sorteer op die verwerkmomenten binnenkomende mails in 4 categorieën:

1. Reageren - Mails waar je even voor moet gaan zitten
2. Wachten - Mails waarbij je op iets of iemand moet wachten
3. Lezen - Mails die je gaat lezen als je tijd hebt (bijv. nieuwsbrieven)
4. Geen actie - Mails die je archiveert of verwijdert, maar meer niet

• Reageer vervolgens op de mails in de eerste categorie
• Controleer gedurende de week het het ervoor staat met de mails in categorie 2 en verplaats zo nodig naar categorie 1
• Als je wel iets zou kunnen doen, maar je focusmodus is ver te zoeken: lees de mails in categorie 3

Hoewel ik nog wel wat gaten zie in de techniek van Laura - ik kan me zo voorstellen dat categorie 3 een berg was wordt waar je nooit meer naar kijkt - zitten er wel sterke punten in.

​Batch processing is veel slimmer dan alles door elkaar oppakken én op deze manier geef je veel bewuster enkele keren per dag alle aandacht aan je mails en de rest van de dag (lekker) niet.

Binnenkort lanceer ik de online cursus Ontdek je focusformule waarmee je jouw unieke strategie voor ontspannen productiviteit ontdekt Het goeie nieuws: als lid van de nieuwsbrief krijg je een dikke early bird korting voor jezelf of iemand anders die je meer focus en ontspanning gunt🤩 ​ Ik wil die korting!

Voor bij het koffiezetapparaat:

• Eén op de vijf studenten heeft moeite met plannen, organiseren en controle over aandacht en dat heeft invloed op hun studieresultaten. Uit eigen ervaring weet ik hoe je bij de start van je studie (en daarna) niet wordt geleerd hoe je dat nou eigenlijk doet dat studeren. En als je je eerste baan krijgt, gebeurt precies hetzelfde (je leest mijn verhaal hier).
• Het Cobra Effect: met alle goeie bedoelingen lanceer je een initiatief, maar je bereikt het tegenovergestelde. Zoals met de rattenplaag in Hanoi waar een beloning voor ingeleverde rattenstaarten leidde tot staartloze ratten en inwoners die ratten begonnen te fokken. Ik moet vooral denken aan dingen als micromanagement, tijdregistraties en meer vergaderingen die juist tot stress kunnen leiden.
• Columnist Dan Afrifa ontdekte dat hij bij stress meer geholpen is door actief bezig te zijn dan door te ontspannen. Hij denkt dat die uitspraak toxisch klinkt. Volgens mij heeft hij gewoon een stukje van z'n focusformule ontdekt en da's altijd goed nieuws.

Een paar van mijn favoriete tools voor dagelijkse tijdbesparing:

• ​Todoist is de takenmanager waarmee ik grip hou op alles wat ik nog moet en wil doen (aff.)
• Je kunt nu ook met Google Calendar een afsprakensysteem inrichten, zodat je niet meer heen en weer hoeft te mailen voor het maken van een afspraak.
• Met Whisper spreek je korte én lange voicememo's in die vervolgens getranscribeerd (en in overzichtelijke paragrafen) in je e-mail inbox terecht komen.
• ​Notion is fantastisch. Ik gebruik het onder andere als second brain.

Dat was 'm weer!

• Denk je dat iemand anders deze nieuwsbrief ook wel kan gebruiken? Stuur 'm door!
• Is deze nieuwsbrief naar jou doorgestuurd? Via deze link kun je jezelf aanmelden en hier lees je eerdere edities terug.
• Heb je een vraag of wil je reageren? Vul het contactformulier in!

Renske

​​​

Ik blijf het zeggen: productiviteit kan ook warm, leuk en ontspannen in plaats van harder, meer en efficiënter. Stop beuking, start unwinding.