In deze editie: What to do als je een Groot Project hebt met een keiharde deadline en onderzoek naar stressklachten

How to vink af Big Project

Ik had een Groot Project de afgelopen drie weken. Bewust gedaan. Het was een mooie opdracht, waar ik zin in had om m’n tanden in te zetten. Maar ook een grote opdracht, waarvan ik wist dat het vrijwel al mijn beschikbare* uren zou opslokken.

Iedere week luister ik naar de podcast van Ramit Sethi. Daarin heeft hij een stel te gast waarmee het niet lekker gaat met de financiën. Ze hebben 150k schulden, maar kopen alsnog enorme cadeaus voor hun kinderen. Ze verdienen best prima, maar zetten niks opzij voor hun pensioen. Of ze hebben juist enorm veel geld, maar zijn slecht in geld uitgeven (ja echt).

In de laatste aflevering ging een stel over twee maanden op reis. Ze zijn allebei ondernemer en hun inkomen per maand gaat alle kanten op. Toen de vraag kwam: ‘Hoe gaan jullie de reis betalen?’ bleef het nogal stil. Normaal gesproken zetten ze alles op creditcards, dat aflossen komt later wel. Het enige waar de man in kwestie mee kwam is dat hij ‘waarschijnlijk’ ergens ‘een extra klus’ kon krijgen, waarmee hij ‘ongeveer de helft’ van de reis kon betalen.

Ramit had een beter idee.

Hij vroeg naar de belangrijkste onderdelen van de reis en hoeveel geld het zou kosten (tickets, hotel, huurauto, uitstapjes) en deed vervolgens bij ieder bedrag daar nog zo’n 20% bij op. Want er zijn altijd onverwachte kosten. We all know it. Dat totaalbedrag deelde hij door het aantal maanden tot de vertrekdatum. Dat door de helft gaf hij als opdracht voor ieder van hen om opzij te zetten.

Resultaat: een opgelucht en blij stel.

Je financiën regelen lijkt vaak op de manier waarop je je werk organiseert.

Stel dat je een Groot Project over twee maanden moet afvinken. Je weet wel ongeveer hoeveel uren je per week eraan kunt werken, maar er komen nog wel eens onverwachte dingen tussendoor waardoor het de ene week meer uren zijn dan de andere week. Als je vooruitkijkt naar het afvinkmoment (lees: deadline), dan ga je er eerst nog niet zo over stressen, want waarschijnlijk kun je ergens volgende maand - waar je agenda (nu nog) heel leeg lijkt - wel tijd vrijmaken.

Gevolg: in de laatste 2 weken voor de deadline moet je veeeel uren maken om het alsnog af te krijgen.

Dan de Ramit strategie:

• Denk eerst na over hoeveel uren de belangrijkste, grootste onderdelen van het project ongeveer gaan duren en tel daar extra tijd bij op voor ad hoc en kleine klusjes die er nou eenmaal bij horen
• Deel het totaal aantal uren door het aantal weken tot de deadline
• Besteed iedere week minimaal dat aantal uren aan het project in zo groot mogelijke tijdchuncks (zie hieronder), rekening houdend natuurlijk met je focusformule**

Ik deed precies dat. Inclusief een fijn overzicht in Notion van de zes hoofdonderdelen van het project en de kleinere subonderdelen. Iedere dag naar dat overzicht kijken en eind van de dag afvinken wat klaar is.

Resultaat: The Big Project afgevinkt.

Gevierd met pizza’s op de laatste dag. Bam.

​

*Met beschikbare uren bedoel ik niet alle vrij uren die je overal maar kunt vinden. Een uur tussen twee vergaderingen in? Dat wordt niks. Iedere dag 9 uren doorbeuken? Dat doe ik sowieso nooit, maar gaat ook voor jou niet werken. Je bent geen sprint aan het trekken hier, dit is een marathon. Take care of yourself.

**Ik weet dat ik op maandagochtend vrijwel niks uit m’n handen krijg. Ik weet dat ik rond 15-16 uur inkak en pauze moet nemen (lees: stuk wandelen). Ik weet dat mijn beste tijdblok ongeveer tussen 10 en 13 uur is. Ik ken mijn focusformule door en door en hou er ALTIJD rekening mee.

Voor bij het koffiezetapparaat:

• Ik ben groot fan van communicatierichtlijnen opstellen als team. En elkaar eraan houden, zodat het niet bij een papieren werkelijkheid blijft. Chase Warrington deelt 10 richtlijnen vanuit hun bedrijf Doist, inclusief hoe je reageert als een collega afwijkt van een richtlijn (en je snapt dat ik fan ben van nummer 6).
• Uit cijfers van twee arbodienstverleners blijkt dat het aantal mensen dat zich langdurig ziek meldde om stressklachten het afgelopen jaar is toegenomen met maar liefst 11 procent. Interessant resultaat: bij bedrijven met meer dan 250 werknemers komt stressproblematiek vaker voor dan bij kleinere bedrijven.

Een paar van mijn favoriete tools voor dagelijkse tijdbesparing:

• ​Todoist is al jaren mijn keuze voor het managen van alles wat ik wil of moet doen (aff.)
• Ik heb een playlist gemaakt op Spotify met soundtracks die me heerlijk in de focusflow brengen en houden
• Stel Braintoss in op je Apple Watch, zodat je direct dingen die je te binnen schieten op je pols kunt inspreken en ze automatisch in je takenmanager belanden. Voel je je meteen James Bond.
• Ik gebruik Headspace voor meditatie, maar er staan ook allerlei playlists op voor meer focus en video's over hoe je brein werkt bij afleiding

Dat was 'm weer!

• Denk je dat iemand anders deze nieuwsbrief ook wel kan gebruiken? Stuur 'm door!
• Is deze nieuwsbrief naar jou doorgestuurd? Via deze link kun je jezelf aanmelden en hier lees je eerdere edities terug.
• Heb je een vraag of wil je reageren? Vul het contactformulier in!

Renske

​​​

Notion inrichten op een manier die precies aansluit bij jouw focusformule? Plan een Focus Fix in en we gaan het niet alleen vormgeven, maar je krijgt er ook een custom made handleiding bij, zodat je me daarna lekker niet meer nodig hebt :)